MEI pode ter funcionário? Regras, custo e eSocial em 2026

Dados do Portal do Empreendedor, da Receita Federal, do eSocial, do INSS e da legislação, consultados em 5 de outubro de 2026 (fontes ao final). As contas usam o salário mínimo de 2026 e arredondam os centavos; o valor exato da guia é o que o eSocial calcular.

O que a lei permite: um empregado e o limite de salário

A regra está no art. 18-C da Lei Complementar 123/2006: pode ser MEI o empresário individual que tenha um único empregado, que receba exclusivamente um salário mínimo ou o piso salarial da categoria profissional. O Comitê Gestor do Simples Nacional completa que o salário mínimo pode ser o de lei federal ou estadual, e que o piso é o definido em lei federal ou em convenção coletiva.

Quanto custa um empregado em 2026: a conta do mês

Além do salário, o MEI paga a contribuição patronal de 3% sobre a folha (LC 123, art. 18-C, § 1º, III) e o FGTS de 8% (Lei 8.036/90, art. 15). Ele também retém do empregado a contribuição dele ao INSS, que é de 7,5% para salário de até R$ 1.621,00 na tabela de 2026. Tudo isso vai numa guia única, o DAE do eSocial.

O Portal traz o custo de INSS e FGTS de 2025 (R$ 166,98, ou 11% de R$ 1.518,00) e, na pergunta sobre o MEI Caminhoneiro, o de 2026: R$ 178,31. Se o piso da categoria for maior que o salário mínimo, os encargos do MEI seguem em 11% do salário, e o INSS do empregado passa a seguir as faixas da tabela (de 7,5% a 14%), que o eSocial aplica.

13º, férias e o custo do ano inteiro

A conta do mês não inclui o 13º salário nem o terço de férias, que também têm INSS e FGTS (Anexo 1 do manual do eSocial MEI). Com salário mínimo, o ano fica assim:

Separe R$ 199,92 por mês, a diferença entre a média e a folha mensal, para o 13º e o terço de férias. As datas são estas:

• 13º: a primeira parcela (metade do salário) vai até 30 de novembro, e a segunda até 20 de dezembro. O INSS do 13º sai num DAE próprio, que vence em 20 de dezembro. O FGTS da segunda parcela entra na folha de dezembro, cujo DAE vence em 20 de janeiro.
• Férias: o empregado tem 30 dias a cada 12 meses (menos, se faltar mais de 5 vezes), com um terço a mais, pagos até 2 dias antes de começar. Concedidas depois dos 12 meses seguintes ao período aquisitivo, as férias são pagas em dobro.

Em 2026, 20 de dezembro cai num domingo, e o eSocial antecipa o vencimento do DAE quando o dia 20 não é útil. Confira a data impressa na guia do 13º.

Fora da tabela: vale-transporte, se o empregado pedir; benefícios da convenção coletiva (o Portal cita cesta básica e plano de saúde); exame médico admissional; e, na dispensa sem justa causa, aviso prévio e multa do FGTS.

Como contratar, passo a passo

1. Confira o piso e os benefíciosVeja se há piso ou convenção coletiva para a categoria do seu empregado. O passo a passo do eSocial manda consultar o sindicato sobre os benefícios obrigatórios.
2. Faça o exame médico admissional e reúna os documentosIdentidade, CPF, atestado médico de admissão, declaração de dependentes para o imposto de renda e declaração de rejeição ou de requisição de vale-transporte.
3. Assine o contrato de trabalhoNele ficam jornada, salário e direitos. A data de admissão informada ao eSocial é a mesma da assinatura do contrato.
4. Entre no eSocial com a conta gov.brAcesse login.esocial.gov.br com a conta gov.br prata ou ouro do titular do MEI. Em “Trocar perfil/módulo”, escolha “Responsável Legal do CNPJ perante a RFB”, digite o CNPJ e abra o módulo Simplificado.
5. Admita o empregadoInforme CPF, data de nascimento, data de admissão e categoria. Nome e data de nascimento precisam bater com o CPF na Receita, senão o sistema não aceita a admissão. Depois vêm endereço, dependentes, dados do contrato (salário, jornada, cargo, sindicato) e jornada.
6. Faça a folha todo mêsAbra a competência, confira salário e faltas, encerre a folha, emita o DAE e pague. Entregue ao empregado uma cópia do DAE.

Pelas perguntas frequentes do eSocial, o prazo normal para informar a admissão é o dia anterior ao início do trabalho. Um contador pode enviar as informações com procuração eletrônica, mas não pelo módulo Web MEI: ele usa sistema próprio ou o ambiente Web Geral. O manual alerta para nunca passar a senha do gov.br a terceiros.

eSocial e DAE: o que muda na rotina

O MEI sem empregado não usa o eSocial. Com empregado, passa a informar a folha todo mês no módulo simplificado MEI, e o sistema calcula e emite o DAE. A lei prevê que o MEI com empregado entregue uma declaração única, no lugar das informações e formulários das demais empresas, como os do FGTS, da RAIS e do Caged (LC 123, art. 18-C, §§ 3º e 4º). Na prática, é o eSocial: o manual diz que as informações têm caráter declaratório, e a cobrança dos tributos sai delas. Desde janeiro de 2022, o INSS e o FGTS vão juntos no DAE.

Ter empregado não muda o valor do DAS. Atrasou o DAE? O botão “Emitir Guia” gera a guia com os acréscimos. Com mais de 45 dias de atraso, o débito pode já estar na dívida ativa, e então a guia só sai pelo Portal Regularize, da PGFN. Na DASN-SIMEI, até 31 de maio, o MEI informa a receita do ano e se teve empregado. Veja Declaração anual do MEI e DAS do MEI.

Salário-família: empregado com filhos

O salário-família é pago pelo empregador, junto com o salário, por filho ou enteado de até 14 anos (ou inválido de qualquer idade), a quem ganha até R$ 1.980,38 por mês. A cota de 2026 é de R$ 67,54 por dependente (Portaria Interministerial MPS/MF 13/2026). O empregado pede ao empregador com certidão de nascimento, caderneta de vacinação até 6 anos e comprovante de frequência escolar a partir de 4 anos.

No eSocial, o valor é abatido do INSS do DAE, limitado ao que o empregado e o MEI devem de contribuição no mês. Para o MEI, o custo total não muda:

Doença, acidente, licença-maternidade e substituto

• Doença: o MEI paga o salário integral nos 15 primeiros dias de afastamento, e a partir do 16º dia o auxílio fica com o INSS (Lei 8.213/91, art. 60).
• Acidente de trabalho: a CAT é obrigatória e deve ser feita até o primeiro dia útil seguinte ao acidente, e de imediato se houver morte (Lei 8.213/91, art. 22). No MEI, o cadastro é feito no eSocial, módulo Web Geral Pessoa Jurídica. O FGTS continua sendo devido durante o afastamento.
• Licença-maternidade da empregada: quem paga é o INSS, diretamente (Lei 8.213/91, art. 72, § 3º). O MEI continua recolhendo o FGTS sobre o salário e a contribuição patronal de 3% (Decreto 3.048/99, art. 100-A, parágrafo único), e precisa fechar a folha de cada mês. Sobre o benefício da própria MEI, veja salário-maternidade do MEI.
• Registro: todo afastamento entra no eSocial (Gestão dos empregados, “Afastamento temporário”), com a data de retorno. Sem o retorno, o sistema não deixa lançar a folha.
• Substituto: no afastamento legal do único empregado, a lei permite contratar outro, inclusive por prazo determinado, até o fim do afastamento (LC 123, art. 18-C, § 2º). A lei não lista quais afastamentos valem, então confirme o seu caso com um contador.

Segundo empregado ou salário acima do piso

Contratar mais de um empregado, ou pagar a ele mais que o salário mínimo ou o piso, é motivo de desenquadramento obrigatório do MEI. Você não é excluído do Simples Nacional por isso: passa a pagar como microempresa, pelo PGDAS-D, sem precisar de nova opção. A comunicação é feita no Portal do Simples Nacional, no aplicativo “Desenquadramento do Simei”, até o último dia útil do mês seguinte ao da ocorrência. Os efeitos valem a partir do mês seguinte ao da ocorrência.

Quem não comunica fica sujeito ao desenquadramento de ofício e a uma multa de R$ 50,00, sem redução (LC 123, art. 36-A). Mais sobre as regras em Limite do MEI.

Dispensa: aviso prévio e FGTS

• Aviso prévio: no mínimo 30 dias, mais 3 dias por ano de serviço, até 90 dias (Lei 12.506/2011, segundo o manual do eSocial MEI).
• Dispensa sem justa causa: o FGTS rescisório e a multa de 40% sobre os depósitos (Lei 8.036/90, art. 18, § 1º) são pagos pela guia do FGTS Digital. O INSS da rescisão entra no DAE do mês do desligamento.
• Pedido de demissão: motivos que não dão direito ao saque do FGTS entram no DAE mensal, sem guia rescisória.
• No sistema: registre o desligamento no eSocial (motivo, aviso, férias, verbas), imprima o termo de rescisão e feche a folha do mês. Se houver imposto de renda retido na rescisão, o recolhimento é por DARF, fora do DAE.

Erros comuns

• Pagar o DAS e esquecer o DAE (ou o contrário). São duas guias, as duas com vencimento no dia 20, mas com regras diferentes para dia não útil.
• Admitir um segundo empregado, ainda que meio período, ou pagar acima do piso, e não comunicar o desenquadramento.
• Usar o custo de anos anteriores. O R$ 166,98 do Portal é o de 2025; em 2026 são R$ 178,31.
• Não reajustar o salário em janeiro. O empregado não pode receber menos que o mínimo, e o eSocial tem um assistente para reajustar o salário.
• Esquecer o 13º e as férias na conta do caixa e no calendário (30 de novembro, 20 de dezembro, e o pagamento das férias até 2 dias antes).
• Deixar de registrar o afastamento ou o retorno, o que trava a folha.
• Informar o empregado com dados diferentes do CPF e ter a admissão recusada.

Como o Theros ajuda

O Theros não envia nada ao eSocial, não gera o DAE e não calcula FGTS, INSS patronal, 13º nem férias. O módulo para MEI (planos Pro e Premium) ajuda no controle do caixa da equipe:

• Equipe e folha interna: cadastre cada pessoa (CLT, PJ ou sócio) com salário bruto, dia de pagamento e descontos (INSS, IR, VT, VR, plano de saúde). Os descontos são valores que você digita, o app não os calcula. Gere a folha do mês e acompanhe bruto, descontos e líquido, de rascunho até paga.
• Contas a pagar: lance o DAE, o 13º e as férias como contas com vencimento e marque como pagas. Veja App para MEI.
• Despesa recorrente: cadastre o salário líquido e o DAE como despesas mensais para que entrem no fluxo de caixa, por texto, voz ou WhatsApp.

Fontes oficiais

Todas as páginas foram consultadas em 5 de outubro de 2026.

• Perguntas Frequentes (seções “Empregado do MEI”, “Previdência Social” e “MEI Caminhoneiro”), Portal do Empreendedor.
• Lei Complementar 123/2006 (arts. 18-C e 36-A), Lei 8.036/90 (arts. 15 e 18), Lei 8.213/91 (arts. 22, 60 e 72) e Decreto 12.797/2025 (salário mínimo de 2026), Planalto.
• Perguntas e Respostas MEI e Simei (29/04/2025), Manual do PGMEI (versão de 19/11/2025) e MEI: atualização de valores devidos em 2026 (02/01/2026), Simples Nacional.
• Manual do Usuário WEB MEI (versão de 06/02/2026), Como o MEI deve proceder para contratar um empregado, Perguntas Frequentes do MEI e Admitir empregado no eSocial Simplificado (MEI), eSocial e Ministério do Trabalho e Emprego.
• Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026: tabela do INSS e cota do salário-família (13/01/2026), eSocial.
• Salário-Família e Valor limite para direito ao salário-família (atualizada em 06/02/2026), INSS.
• Manual de Orientação do FGTS Digital (versão 1.60, de 05/05/2026, item 3.1), Ministério do Trabalho e Emprego.
• MEI e a inspeção do trabalho (atualizada em 12/12/2023), Ministério do Trabalho e Emprego.
• Manual da DASN-SIMEI (capa: atualizado em setembro de 2024; arquivo gerado em 28/05/2026), Receita Federal.

Conteúdo informativo. O Theros não é escritório de contabilidade nem despachante, e este guia não substitui a orientação de um contador ou do sindicato da categoria.